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云办公为快速发展的企业赋能

在文章《“新基建”时代,信息化建设案例分享》中聊到政府部门和大中型企业的信息化建设。他们的信息化建设主要以独立部署或者私有云部署为主。

而今天,云福君主要分享的是以公有云部署为主的案例。在分享之前,简单聊聊私有云与公有云部署的区别。

私有云:私有云是为一个企业单独使用而构建的,可以由该企业或第三方管理。其最大的特点是数据私有化,对于数据保密、数据安全要求比较高的企业来说是非常好的选择。但是,私有云部署所需的软硬件需要自己购买,购买的成本比较高,部署和实施周期比较长(一般需要一年到两年),投入的人员成本也会相对较高。

公有云:公有云对一般公众开放,由公有云服务商提供服务。其优点是无需自己购买实体资源(如:服务器、机房等),无需专人运维,可按需付费。相对于私有云而言,成本低、易操作、扩展性好。缺点是对一些企业或机构的网络存在不匹配的问题。

关于企业如何选择合适的部署方式,云福君建议:对于数据机密性要求不是很高的企业,或者是快速发展中的企业(人员规模不大,管理制度、流程可能还没有很完善,预算比较有限)可以考虑公有云服务产品(即:云办公产品)。

接下来,分享一个云办公的案例。

某软件公司主要从事教育、文化、劳动和社会保障、电子政务等行业的软件研发、应用系统集成和软件系统运维支持等业务,员工一百多人。

— 管理痛点 —

● 办公地点分散,考勤监管难

公司设有研发和客户服务等多个部门,考勤地点分为北京、上海、西安;考勤类型多,考勤规则复杂,考勤统计麻烦,传统的考勤管理方式无法满足实际业务需求。

● 日常事项审批麻烦,审批时间长

公司的流程审批比较复杂,日常事项审批主要以线下文件方式流转,经常出现领导外出,审批不及时,审批时间长,后期归档不便的现象。

● 任务下达不规范,过程难以跟踪

领导给员工安排工作主要以口头或电话方式为主,下达任务的方式非常不规范,导致难以对下达的工作进行及时有效的跟踪和反馈。有时甚至出现员工执行的和领导交代的不一致的情况发生,导致返工成本增加。

— 解决方案 —

■ 灵活的考勤管理

哒咔办公支持设置多种考勤规则,满足不同工作地点、岗位的考勤管理需求。员工每天上下班通过手机定位打卡,后台自动记录与汇总,月末智能生成统计报表,便于工资计算。

■ 便捷的事项审批

告别传统的纸质化流程审批,通过电子化、无纸化规范日常办公事项(工作、请假、出差、加班、会议等),实现各事项单据随时随地处理,高效灵活流转。

■ 高效的任务协同

领导通过手机下发任务,指派参与任务的人员。员工接收到任务指派后,开展工作,对任务进行跟踪与反馈。任务跟踪与反馈通过任务日志进行文字说明和现场拍照反馈,便于领导了解每个员工参与的程度和任务的进展。有不明白的地方还可以通过哒咔办公即时沟通模块跟领导交流,避免出现员工理解和领导不一的情况发生。

一款相对较好的云办公产品,一般包含协同办公、流程审批、人事管理、业财管理、即时沟通、资讯通知以及数据报表模块等。

(1)协同办公:任务管理、工作汇报、音视频会议、日程管理、督办待办等功能。

(2)流程审批:事项审批、自定义流程、单据模板等功能。

(3)人事管理:员工档案、考勤管理、假别管理等功能。

(4)业财管理:客户管理、项目管理、财务报销等功能。

(5)即时沟通:通讯录、信息流转、信息共享、云盘等功能。

(6)资讯通知:资讯发布、新闻管理、调查问卷等功能。

(7)数据报表:统计报表与查询分析两项功能。

通过电子化、无纸化方式,为快速发展中的企业进行信息化管理保驾护航,满足自身初步信息化管理需求。

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